Comprendre les commandes de voyages

Le document de base pour tout voyage officiel est l'ordre de voyage, le plus souvent émis sur le formulaire DD 1610 (Demande et autorisation de voyage du personnel du DOD) qui autorise le voyage, précise l'objet, les dates, les destinations et la source de financement. Il établit également l'admissibilité du voyageur au transport payé par le gouvernement, aux indemnités journalières et aux autres dépenses remboursables.

Il existe plusieurs types d'ordres officiels : les ordres de service temporaire (DJA), les ordres de changement de poste permanent (SCP), les ordres de voyage sur invitation, les ordres de formation et les ordres de service temporaire supplémentaire (DAT). Chaque type comporte différents droits et procédures. Par exemple, les ordres de SPC autorisent le mouvement des biens ménagers et des voyages à charge, tandis que les ordres de TDY se concentrent sur une affectation temporaire spécifique.

Le Règlement conjoint sur les voyages (RTM) du DoD et le Bureau de gestion des voyages pour la défense (BMTD) fournissent des directives détaillées. Le RTM décrit les droits pour le transport, le logement et le paiement par jour. Il précise également les taux applicables au gouvernement et la façon de gérer les écarts.

Préparations avant le voyage

Vérification des ordonnances

Avant toute réservation par avion, les militaires doivent vérifier que leurs commandes sont exactes et complètes. Les commandes doivent comprendre les dates de départ et de retour correctes, tous les lieux de service, l'autorisation officielle de voyager et la citation comptable des frais. Toute divergence – comme un nom mal orthographié, des dates incorrectes ou des signatures d'autorisation manquantes – peut retarder l'embarquement ou causer le refus de remboursement de voyage.

Pour les commandes du SCP, le militaire doit également confirmer que les commandes énumèrent tous les personnes autorisées par nom et par relation. Le nom de personne à charge peut empêcher le membre de sa famille d'embarquer. Pour les commandes du DAT, vérifier que le code de destination correspond à la description des fonctions; les codes incorrects peuvent entraîner une réduction quotidienne.

Coordination avec l'administration du Groupe

Le personnel administratif peut confirmer que les commandes sont dûment approuvées, que les fonds sont certifiés disponibles et que les voyages sont inclus dans le calendrier opérationnel de l'unité. Il s'assure également que les commandes répondent à toutes les exigences de service uniques (p. ex., notes de gestion des risques opérationnels de la Marine, listes de contrôle de la préparation des missions de la Force aérienne, séances d'information sur la sécurité et la santé au travail de l'unité de l'Armée de terre).

Si le voyageur est en déploiement ou en déplacement dans une zone de combat, une coordination supplémentaire avec l'officier des opérations de l'unité (S3) et le centre de traitement du déploiement de l'installation est nécessaire.

Autorisations de voyager dans le système de voyages pour la défense (STM)

La plupart des voyages officiels sont gérés par le Système de Voyages de Défense (STM). Les voyageurs doivent créer une autorisation en STM avant de réserver des vols. L'autorisation reflète les commandes et doit être approuvée par le fonctionnaire autorisé. DTS génère ensuite un numéro de compte de voyage du gouvernement (CRG), qui est utilisé pour réserver des billets d'avion par le service de gestion des voyages commerciaux de DoD. Le service de DTS permet de s'assurer que les prix sont conformes au programme de paire de villes de DoD, qui offre des tarifs négociés par le gouvernement sur près de 5 000 routes.

Lors de la création de l'autorisation, le voyageur doit saisir les dates, les lieux et les coûts estimatifs appropriés. L'excès de temps ou la sous-estimation peut entraîner des retards d'approbation ou un besoin de modifications. Les autorisations de voyage international nécessitent des champs supplémentaires, comme le numéro de passeport et la référence de l'autorisation de pays.

Carte de voyage et état de préparation financière

Les militaires en voyage officiel doivent utiliser une carte de frais de voyage du gouvernement (CGT) pour toutes les dépenses de transport et d'hébergement officielles. Le CGT doit être activé et avoir une limite de crédit suffisante pour les coûts prévus. Les voyageurs doivent également suivre une formation annuelle sur la préparation financière.

Si le voyageur n'a pas de GTCC ou si sa carte n'est pas disponible, il doit obtenir une lettre d'autorisation de l'unité pour utiliser une carte personnelle. Toutefois, le remboursement sera toujours traité, mais le voyageur peut manquer certaines protections (p. ex., exemptions de frais pour les tarifs du gouvernement). Les voyageurs doivent conserver les reçus pour toutes les transactions du GTCC et s'assurer que la carte n'est pas utilisée pour les dépenses personnelles pendant le voyage.

Exigences médicales et de vaccination

Pour les voyages intérieurs, il n'est généralement pas nécessaire de prévoir des vaccinations spéciales. Toutefois, pour les voyages internationaux officiels, les membres doivent se conformer aux normes de préparation médicale propres au service et aux exigences d'entrée dans le pays hôte. Une autorisation médicale peut être nécessaire et une preuve de vaccination (p. ex. fièvre jaune, COVID‐19, typhoïde) doit être fournie.

En outre, le militaire doit s'assurer qu'il est en état de déploiement. Si des conditions limitatives existent, une dispense ou un profil peut être requis pour voyager. Le médecin de l'unité doit signer le formulaire d'autorisation de voyage.

Restrictions concernant les bagages et l'équipement

Les voyages officiels permettent l'enregistrement et le transport des bagages conformément au contrat de la compagnie aérienne avec le DoD. Dans le cadre du City Pair Program, les compagnies aériennes autorisent généralement deux bagages enregistrés gratuitement jusqu'à 70 livres chacun et un bagage de cabine pour les passagers militaires sur commande officielle. Toutefois, ces indemnités varient selon la compagnie aérienne et la route. Certains transporteurs (p. ex. Delta, American, United) peuvent autoriser des pièces ou du poids supplémentaires, en particulier pour les membres en uniforme.

Les voyageurs qui transportent de l'équipement sensible, des armes ou des matières classifiées doivent suivre des procédures supplémentaires, y compris une coordination préalable avec le service de sécurité de la compagnie aérienne et le bureau de contre-espionnage de l'installation. Les armes à feu doivent être déclarées, déchargées et emballées dans un étui fermé à clé. Les munitions doivent être emballées dans un emballage original et placées dans des bagages enregistrés seulement. Les matières classifiées doivent être accompagnées dans le cadre du Programme national de sécurité industrielle.

Procédures de réservation et de billetterie

Voies de réservation approuvées

Les billets d'avion pour les voyages officiels doivent être réservés par le système de gestion des voyages désigné par le DoD. La plupart des unités utilisent le DTS intégré au Bureau des voyages commerciaux (CTO) – soit SATO Travel ou une autre agence agréée. L'autoréservation en ligne via le DTS est courante, mais les itinéraires complexes (p. ex., les villes multiples, les connexions internationales) peuvent nécessiter l'appel direct au CTO.

Lors de l'appel du CTO, le voyageur doit avoir le numéro d'autorisation DTS, le numéro GTA et la commande PDF. L'agent CTO confirmera la disponibilité des tarifs de paire de villes et délivrera le billet. Après la réservation, le voyageur recevra un courriel de confirmation avec un numéro de billet électronique. Vérifiez toujours que le numéro de billet correspond au compte GTA et que le code tarifaire est -X-YCA (codes tarifaires du gouvernement).

Règles du gouvernement et contrats de couple de villes

Le programme de Pair City de DoD est un contrat conclu entre l'Administration des services généraux et les compagnies aériennes, qui prévoit des tarifs réduits pour les voyages officiels sur des routes particulières. Ces tarifs sont contrôlés par la capacité et souvent moins chers que les tarifs d'achat anticipés commerciaux. Lors de la réservation, le voyageur doit choisir le type de tarif --Gouvernement ou -Military--Military. Le tarif du PPC est entièrement remboursable et modifiable sans pénalité, une caractéristique essentielle pour les voyages militaires qui peuvent changer à court préavis.

En vertu du RPC, les compagnies aériennes doivent offrir le tarif le plus bas disponible au moment de la réservation. Toutefois, si un tarif commercial est plus bas et que le voyageur le choisit, elles doivent rembourser la différence si elle dépasse le tarif du gouvernement.

Il est important de noter que les tarifs de la paire urbaine comportent une certaine souplesse : si la mission change, le billet peut être réacheminé ou réédité sans frais de modification. Toutefois, si le changement entraîne un tarif plus élevé, le gouvernement couvrira la différence si la nécessité de la mission le justifie.

Itinéraire et documentation

Une fois réservé, le voyageur reçoit un itinéraire électronique et une confirmation de billet électronique. La confirmation doit comprendre le numéro du compte du gouvernement (GA) ou le numéro d'autorisation de DTS. Il est essentiel de vérifier que tous les segments correspondent aux commandes : heure de départ, date, itinéraire et nom du passager exactement comme sur l'ID militaire. Toute déviation (p. ex. une période de repos supérieure à 24 heures sans raison valable) nécessite une modification de l'ordre de voyage ou une nouvelle autorisation en DTS.

Pour les itinéraires internationaux, la confirmation doit inclure les détails du passeport et les renseignements sur le visa de voyage, le cas échéant. La compagnie aérienne le demandera à l'enregistrement. Assurez-vous que le nom figurant sur le billet correspond exactement au passeport (y compris les noms intermédiaires). En cas de divergence, la compagnie aérienne peut refuser l'embarquement.

Processus d'enregistrement et d'embarquement

Documents requis

À l'aéroport, les militaires doivent présenter deux documents essentiels : une carte d'identité valide pour les services uniformes (carte d'accès commune – CAC) et les commandes officielles de voyage (originales ou imprimées à partir du DTS). Certaines compagnies aériennes peuvent également demander une autre forme d'identification, en particulier pour les voyages internationaux.Les commandes prouvent que le voyage est officiel et autorisent la perception de tout avantage négocié par le gouvernement, comme les frais d'embarquement prioritaire ou de bagages annulés.

Pour les déplacements du SCP, les commandes peuvent également autoriser l'expédition de bagages non accompagnés. La compagnie aérienne devra voir les commandes pour permettre des articles supplémentaires vérifiés. Certaines compagnies aériennes ont besoin d'un formulaire DD 1610 en particulier; d'autres acceptent toute commande officielle avec un filigrane DoD.

Procédures de sûreté aéroportuaire

Déplacements militaires sur ordre peut être admissible à la prévérification de l'AST® Les membres du service doivent vérifier leur carte d'embarquement pour l'indicateur de précontrôle. S'ils ne sont pas présents, ils peuvent présenter leur CAC et leurs ordres au vérificateur des documents de l'AST pour demander un contrôle accéléré, bien qu'il ne soit pas garanti. Certains aéroports ont désigné des voies militaires. Pour les vols internationaux, les membres doivent également dédouaner les douanes et la protection des frontières (CPF) avec leurs ordres et leurs passeports.

Au comptoir de la compagnie aérienne, présenter les commandes et les cartes d'identité pour l'enregistrement et la remise des bagages. La compagnie aérienne validera le tarif du gouvernement et pourra exiger du passager qu'il signe un formulaire confirmant le voyage officiel. Si le voyageur utilise un GTCC, la compagnie aérienne pourra avoir besoin de voir la carte pour traiter le paiement.

Considérations spéciales : Voyages dans l'espace-A et dans les forces armées

Certains voyageurs militaires utilisent des vols disponibles dans l'espace (espace-A) à des fins officielles, mais cela est limité et soumis à des priorités strictes. Pour les voyages aériens commerciaux, les commandes officielles sont obligatoires. Dans certains cas, voyager en uniforme est exigé par la réglementation des services; cependant, de nombreuses compagnies aériennes préfèrent ou exigent maintenant des vêtements civils pour des raisons de sécurité. Vérifiez auprès de l'unité la politique uniforme actuelle pour les voyages aériens.

Les militaires qui voyagent en uniforme doivent également savoir que certains pays étrangers interdisent aux militaires en service actif d'entrer en uniforme, sauf sur ordre officiel. Pour les voyages internationaux, les vêtements civils sont généralement plus sûrs et moins visibles. Les ordres précisent si l'uniforme est nécessaire aux fins du voyage (p. ex. pour une cérémonie ou une rencontre avec des dignitaires étrangers).

Pendant les voyages

Uniformisation et conduite

En voyage officiel, les militaires sont des représentants du ministère de la Défense. Les normes de conduite demeurent en vigueur. Si vous voyagez en uniforme, respectez la réglementation de l'uniforme de service pertinente : gardez les coiffures hors des places assises, évitez de consommer de l'alcool en uniforme et gardez un comportement professionnel. Si vous voyagez en tenue civile, gardez les ordres accessibles dans un sac de cabine avec la carte d'identité.

Lorsqu'on embarque, les militaires reçoivent souvent un embarquement prioritaire. Si la compagnie aérienne ne l'annonce pas, demandez poliment à l'agent de porte. Ne abusez pas de ce privilège; embarquez quand vous êtes appelé et soyez courtois envers les autres passagers. Sur l'avion, gardez la ceinture de sécurité attachée lorsqu'elle est assise et évitez d'utiliser des dispositifs électroniques qui pourraient nuire aux systèmes d'aéronef.

Communications et urgences

Si un changement survient, le voyageur doit communiquer avec la CTO (SATO ou le service d'assistance DTS) pour rééchelonner son vol en vertu des règles de prix du gouvernement. N'acceptez pas de réserver sans confirmer qu'il répond toujours à l'objectif des commandes. Si la compagnie aérienne offre un changement volontaire, vérifiez que le nouveau vol ne respecte pas les dates des commandes; un délai de nuit peut exiger l'hébergement et le décès, qui doivent être autorisés. En cas d'urgence, le voyageur doit en aviser immédiatement l'unité et la commande mère et obtenir une commande modifiée si l'itinéraire diffère de l'autorisation initiale.

Si le voyageur perd son CAC ou ses ordres pendant son transit, il doit le signaler à la police militaire ou aux forces de sécurité de la base la plus proche. Un ID temporaire peut être émis par le bureau de la carte d'identité de l'installation. Sans pièce d'identité et de contrôle valides, il peut être impossible de re-embarquer. Gardez des copies numériques de tous les documents sur une clé USB sécurisée (p. ex., DoD SAFE). En cas d'urgence médicale, communiquez avec la ligne d'infirmières de trois soins ou l'installation de traitement militaire la plus proche pour obtenir des conseils.

Actions après les voyages

Enregistrement d'unité

À son arrivée à destination, le voyageur doit s'enregistrer auprès de l'unité ou du superviseur, comme le précisent les commandes, ce qui peut comprendre la signature, la présence d'un bref ou la présentation d'un rapport verbal. Pour les déménagements du SCP, il y a une exigence détaillée en matière de traitement, y compris les bureaux de logement, de finances et de personnel. Pour TDY, l'enregistrement peut être aussi simple que de se présenter au point de contact indiqué sur les commandes. Le voyageur doit obtenir une signature ou un cachet sur une copie des commandes comme preuve d'arrivée; cela aide à la présentation de la pièce justificative.

Soumission de bons de voyage

Dans les cinq jours ouvrables suivant l'achèvement du service temporaire, les militaires doivent présenter un bon de voyage en SRD. Le bon permet de concilier les dépenses réelles (frais aériens, logement, indemnités journalières) avec les frais d'avance ou de CGT. Tous les laissez-passer d'embarquement, les reçus et une copie des commandes sont téléchargés pour appuyer la demande. Le retard peut retarder le remboursement et déclencher des actions de délinquance en CGT. Le fonctionnaire qui approuve le certificat doit certifier le bon et le paiement est généralement émis dans les 15 à 30 jours.

Pour remplir le bon, assurez-vous que le montant journalier est réclamé uniquement pour les jours de voyage réels. Les repas et les frais accessoires (M&IE) sont calculés en utilisant le tarif du gouvernement pour l'endroit. Si le voyageur a reçu une avance, ce montant est déduit du remboursement. Toute partie inutilisée de l'avance doit être retournée. DTS calcule automatiquement la plupart des chiffres, mais le voyageur doit vérifier que tous les milles, péages et frais de stationnement sont inclus.

Conservation des documents

Conservez les copies des documents suivants pendant au moins trois ans : les commandes signées (autorisées et modifiées), les cartes d'embarquement, les reçus des compagnies aériennes, les relevés du GTCC et le bon de voyage approuvé. Ces documents peuvent être vérifiés par le Service financier et comptable de la Défense ou l'inspecteur général. Les copies numériques stockées sur un serveur sécurisé ou un lecteur cloud sont acceptables, mais les originaux doivent être conservés jusqu'à la fermeture de la fenêtre de vérification.

De nombreux militaires trouvent utile de créer un dossier de voyage (physique ou numérique) pour chaque voyage, contenant : les commandes, l'itinéraire, les cartes d'embarquement, les reçus et une copie signée du bon rempli. Cette pratique simplifie le processus de réponse de la vérification et aide à la planification des voyages futurs.

Circonstances particulières

Voyages internationaux

Les voyageurs doivent également suivre une formation en matière de lutte contre le terrorisme et de protection de la force (niveau 1 ou supérieur) et obtenir un bref de l'unité de sécurité. Pour les voyages dans les pays nécessitant un visa, le Département d'État et le Département de la défense doivent coordonner; le traitement peut prendre des semaines, de sorte que la demande d'enregistrement préalable est essentielle. L'enregistrement aérien exigera le passeport et les commandes officielles comme preuve d'autorisation de voyage. Pour les voyages dans les zones de combat (par exemple, l'Afghanistan, l'Iraq), des mesures de protection supplémentaires s'appliquent, y compris le transport de véhicules blindés et des séances d'information sur les convois.

Les voyageurs doivent également s'inscrire auprès de l'ambassade ou du consulat le plus proche par l'intermédiaire du programme d'inscription des voyageurs intelligents (STEP). En cas d'urgence ou de troubles politiques, cela aide le Département d'État à fournir de l'aide.

Voyages à charge sur commandes

Lorsque les personnes à charge sont autorisées à accompagner le militaire sur ordre officiel (p. ex., PCS ou certains TDY avec un voyage familial approuvé par le commandement), les ordres distincts ou un ordre modifié doivent inclure les noms des personnes à charge. Les personnes à charge ne sont pas admissibles aux tarifs de la paire de villes négociées par le gouvernement; elles doivent utiliser des fonds personnels ou le membre à la charge. Le membre est responsable des documents de voyage des personnes à charge (passeports, visas, autorisation médicale).

Pour les personnes à charge voyageant séparément (par exemple, pour rencontrer le militaire au nouveau lieu d'affectation), elles doivent avoir une copie des commandes du militaire avec leur nom. La compagnie aérienne peut également exiger une lettre d'autorisation du militaire. Les personnes à charge doivent porter leur propre identification (passeports ou cartes d'identité). Si le militaire est déjà présent à la destination, les commandes du militaire à charge doivent être toujours valides; autrement, la compagnie aérienne peut traiter la personne à charge comme un voyageur de loisirs et facturer le plein tarif.

Commandes de voyage sur invitation

Les ITO sont délivrés aux experts civils ou au personnel militaire étranger voyageant pour le compte du ministère de la Défense. Les procédures de voyage en avion sont similaires : l'ITO sert d'autorisation de voyage, et le voyageur doit présenter cette autorisation et une pièce d'identité valide (le cas échéant) délivrée par le gouvernement à l'enregistrement. Les voyageurs ITO sont également assujettis aux mêmes règles de réservation et de remboursement. L'unité émettrice devrait informer le voyageur des procédures d'utilisation et de coupon du GTCC.

Les voyageurs de l'OTI doivent être conscients qu'ils ne peuvent pas avoir les mêmes indemnités de bagages militaires que les membres en service actif; ils doivent vérifier auprès de la compagnie aérienne au sujet de tout code spécial. Certaines compagnies aériennes offrent des avantages militaires aux titulaires de l'OTI, mais ils ne sont pas garantis. Les commandes doivent indiquer explicitement les indemnités applicables.

Conformité et pratiques exemplaires

Conséquences du non-respect

Le manque de respect de ces procédures peut entraîner une responsabilité financière personnelle, un refus de remboursement, une sanction administrative en vertu de l'article 92 de la CUMJ (défaut d'obéir aux ordres ou aux règlements) et des dommages à une carrière. Les pièges courants comprennent l'utilisation d'une carte de crédit personnelle pour la billetterie sans autorisation, la réservation en dehors du SRD, la présentation erronée des dates de voyage ou l'omission de présenter un bon.

Pour éviter ces risques, les membres du service doivent conserver une liste de vérification pour chaque voyage : vérifier les commandes, autoriser le DTS, réserver par CTO, imprimer les billets, l'identification du paquet et les commandes, utiliser GTCC, conserver les reçus, soumettre les pièces justificatives à temps. La formation régulière sur le JTR et le DTS est disponible par l'intermédiaire du bureau de formation de l'installation.

Principaux voyages officiels efficaces

  • Commencez toujours par des commandes précises et signées et une autorisation DTS.
  • Réservez par l'entremise du CTO en utilisant le numéro de la LGT pour assurer la protection des tarifs du gouvernement.
  • Arrivée à l'aéroport avec votre CAC, vos commandes et GTCC; attendez-vous à les présenter plusieurs fois.
  • Maintenez des sauvegardes numériques et papier de tous les documents.
  • Communiquez immédiatement tout changement d'itinéraire au CTO.
  • Soumettre le bon de voyage dans les cinq jours ouvrables et tenir des registres pendant trois ans.

L'adhésion à ces procédures permet aux militaires de maximiser leurs avantages en matière de voyage, de se conformer aux règlements fédéraux et d'éviter la responsabilité financière personnelle.

Ressources externes :