Une fermeture du gouvernement crée une incertitude importante pour les militaires et leurs familles, surtout en ce qui concerne les voyages. Les voyages officiels peuvent être annulés à la dernière minute, les vérifications de remboursement peuvent être retardées et les plans de voyage personnels peuvent être pris dans le feu croisé d'opérations perturbées. Comprendre les politiques et procédures particulières qui s'appliquent pendant une épuisement des crédits est essentiel pour minimiser les risques financiers et le chaos logistique.

Comprendre les coupures de gouvernement et les voyages militaires

Qu'est-ce qu'une fermeture du gouvernement?

Sans financement approuvé, toutes les activités non essentielles du gouvernement doivent cesser en vertu de la Loi sur l'antidéficience. Le ministère de la Défense (DoD) n'est pas à l'abri, bien que les militaires en solde et en statut soient généralement considérés comme étant -- exceptés parce que leur travail implique la sécurité nationale. Cependant, de nombreuses fonctions de soutien, y compris les bureaux de voyage, les centres financiers et la surveillance des contrats, sont considérablement réduites ou complètement obstruées.

Les derniers arrêts prolongés (p. ex., 2013, 2018–2019) ont démontré que même les services essentiels liés aux voyages peuvent être presque interrompus. Les membres du service doivent comprendre que lors d'un arrêt, la vitesse normale et la disponibilité du traitement des voyages, les annulations et les remboursements ne s'appliquent tout simplement pas.

Comment les fermetures affectent les opérations militaires et les voyages

Pendant la fermeture, seules les activités à l'exception de celles qui sont nécessaires à la sécurité de la vie humaine ou à la protection des biens se poursuivent. Pour l'armée, cela signifie des opérations de combat, des soins médicaux d'urgence et certaines fonctions de préparation demeurent actives.

Les bureaux de voyage en vertu d'un contrat avec le DoD peuvent ne pas être payés, ce qui les conduit à limiter les services ou à refuser d'émettre des billets. Il en résulte qu'un membre du service qui doit annuler un voyage prévu par le TDY ne peut trouver personne disponible pour traiter l'annulation, et aucun chemin clair pour obtenir des frais remboursés.

Commandes de voyage officielles pendant une interruption

Activités exceptées par rapport aux activités non exceptées

Avant qu'une fermeture ne prenne effet, chaque branche militaire émet des directives désignant les activités de voyage qui sont exclues. Par exemple, un vol d'évacuation médicale ou un mouvement lié au déploiement est presque toujours exclu. Inversement, une conférence de perfectionnement professionnel, une visite d'inspection régulière ou un déménagement du SCP non urgent ne l'est pas. Les commandes de voyage qui sont classées comme non exceptées doivent être annulées ou reportées immédiatement lorsque le financement est en souffrance.

Les militaires doivent vérifier auprès de leur chaîne de commandement et du bureau local de voyage l'état de leurs ordres. Le fait de se prévaloir d'autorisations périmées pourrait entraîner une responsabilité financière si le voyage se déroule sans financement adéquat.

Incidence sur les commandes de voyage (modifications, annulations, retards)

Si vos commandes relèvent d'activités non exceptées, vous recevrez généralement un avis d'annulation de voyage. L'annulation elle-même peut être compliquée si vous avez déjà réservé des vols, des hôtels ou des voitures de location. Dans de nombreux cas, le gouvernement émettra une ordonnance modifiée qui ordonne l'annulation et donne le pouvoir de demander des remboursements ou des exonérations de frais d'annulation.

Si votre déménagement est à mi-chemin, les biens ménagers en transit, la rupture de bail, une fermeture peut vous laisser dans les limbes. Le ministère de la Défense a émis des ordres de fermeture au cours des fermetures passées, ce qui signifie que vous pourriez être forcé de retarder votre départ ou de retourner à votre lieu d'affectation précédent à vos frais jusqu'à ce que le financement soit rétabli.

Politiques d'annulation pour les voyages officiels

Lorsque les annulations sont obligatoires

Une fois la fermeture terminée, les directives officielles du Bureau de gestion et de budget (BG) et du DoD exigent généralement l'annulation de tous les voyages non exceptés. Ce n'est pas facultatif. Vous devez arrêter de voyager immédiatement, même si vous êtes déjà en route. Si vous êtes en voyage lorsque la fermeture commence, vous pouvez être ordonné de retourner à votre station d'origine dès que possible, en utilisant les moyens de transport gouvernementaux ou commerciaux disponibles au moindre coût pour le gouvernement.

Dans certains cas, l'ordre d'arrêt peut comprendre un délai de grâce de 24 à 48 heures pour permettre au personnel de voyager en toute sécurité, mais ce n'est pas garanti.

Renonciation et remboursement des frais

La bonne nouvelle est que les politiques d'annulation officielles incluent souvent des dispositions pour le remboursement des frais non remboursables causés par la fermeture. Par exemple, si vous avez acheté un billet d'avion non remboursable ou payé des frais d'annulation sur une voiture de location parce que vos commandes ont été annulées en raison d'un épuisement des crédits, vous pouvez demander le remboursement.

Vous devez conserver des copies de l'avis d'annulation (l'annulation de la commande de voyage), des reçus pour tous les frais engagés et de la correspondance avec le fournisseur de voyages indiquant le montant des frais. Le Règlement sur les voyages conjoints (RTM) autorise le remboursement des frais engagés en rapport avec l'annulation ou la réduction des frais de voyage officiels en raison d'un épuisement des crédits, mais les détails comptent.

Important Vous ne pouvez pas supposer que le gouvernement paiera automatiquement ces frais. Vous devez soumettre une demande, souvent par l'intermédiaire de votre bureau financier de l'unité, accompagnée d'un énoncé expliquant pourquoi l'annulation était hors de votre contrôle.

Exigences en matière de documentation

  • Ordonnance d'annulation: Une copie signée de la commande ou du courriel vous demandant d'annuler le voyage.
  • Recettes: Des copies des itinéraires aériens, des confirmations d'hôtel et des contrats de location de voitures indiquant les frais d'annulation.
  • Preuve de paiement: Relevés de carte de crédit ou reçus indiquant que vous avez payé les frais.
  • Correspondance avec le fournisseur: Emails ou notes des compagnies aériennes, hôtels ou agences de voyage confirmant les frais facturés et toute tentative de renonciation.
  • Mémoire d'explication: Un bref récit reliant l'annulation à la fermeture du gouvernement.

Soumettez-les à votre unité, administrateur de voyage de la Défense (DTA) ou au bureau des finances local. Soyez prêt pour les retards; le remboursement pendant une fermeture peut prendre des mois parce que le personnel financier peut être détaché.

Considérations personnelles concernant les voyages des militaires

Départ pendant les arrêts

Les voyages personnels, comme les vacances, les visites familiales ou les congés d'urgence, ne sont généralement pas touchés par une fermeture gouvernementale en ce qui a trait au voyage lui-même. Les autorisations de congé peuvent toutefois être suspendues si le fonctionnaire autorisé est détaché ou si l'unité impose un gel des congés pour maintenir son état de préparation pendant des périodes incertaines.

De plus, si vous voyagez personnellement lorsqu'une fermeture se produit et que vous êtes tenu de retourner au travail (par exemple, rappelé pour une mission exceptée), vous pourriez être admissible au remboursement des frais de modification ou des billets non remboursables non utilisés en vertu des mêmes autorisations de RTC mentionnées ci-dessus.

Politiques des compagnies aériennes, des hôtels et des voitures de location

Les fournisseurs commerciaux ont leurs propres politiques d'annulation, et celles-ci ne changent pas en raison d'une fermeture du gouvernement. flexibilité Par exemple, American Airlines, Delta et United ont renoncé aux frais de changement pour les militaires en service actif touchés par une fermeture, mais vous devez habituellement appeler et expliquer votre situation.

Si cela n'est pas possible, envisagez d'acheter des billets avec une carte de crédit qui comprend une assurance voyage ou une couverture d'annulation. Certaines cartes (par exemple Chase Sapphire Preferred, Amex Platinum) offrent une assurance annulation de voyage qui peut vous rembourser si votre voyage est perturbé par une action gouvernementale comme une fermeture.

Recommandations concernant l'assurance voyage

Si vous prévoyez un voyage personnel important pendant une fenêtre d'incertitude budgétaire, lisez les détails. Cherchez une police qui couvre -annulation pour n'importe quelle raison (CFAR) qui vous donne la protection la plus large, mais à une plus haute prime. Une autre option est la protection de voyage militaire offerte par certaines organisations, telles que l'assurance des forces armées ou USAA, bien que leurs polices varient.

Conseil proSi vous voyagez à temps personnel mais que votre retour au travail peut être exigé en raison d'une fermeture, vérifiez auprès de votre cabinet juridique ou JAG pour obtenir des conseils sur les frais remboursables.

Remboursements et questions de paye

Retards dans le traitement des remboursements

Même après la réouverture du gouvernement et le retour à la normale des voyages, le remboursement des voyages annulés ou interrompus pendant la fermeture peut être considérablement retardé. Les bureaux financiers ont souvent un arriéré de bons et de demandes non déposés.

Les membres du service doivent déposer leurs bons de voyage et leurs demandes de remboursement le plus tôt possible une fois que la fermeture prend fin. Utilisez le formulaire DTS ou le formulaire papier DD 1351-2, et inclure tous les documents justificatifs. Attendez-vous à un délai de traitement de 30 à 90 jours, plus long que la normale.

Utilisation de la carte de frais de voyage du gouvernement (CGT)

Le GTCC est le principal mode de paiement pour les voyages officiels. Lors d'une fermeture, si votre voyage est annulé, vous devez suivre les procédures habituelles du GTCC pour payer les frais d'annulation. La carte est toujours active; vous êtes personnellement responsable des frais. Cependant, si l'annulation a été dirigée par le gouvernement, vous serez éventuellement remboursé pour ces frais — mais pas nécessairement avant la date d'échéance de votre paiement mensuel.

Étape d'action: Communiquez avec votre banque émettrice du GTCC (généralement Citibank) et expliquez que les frais sont en attente de remboursement en raison d'une fermeture du gouvernement. Bien que la banque ne prolonge pas la date d'échéance, certains programmes de cartes offrent une aide militaire spécifique.

Conseils pour planifier les voyages pendant les périodes d'arrêt

Restez informé

Surveillez les sources officielles pour les mises à jour en temps réel. La page d'arrêt DoD's (généralement liée à partir du site principal de Defense.gov) fournit des conseils spécifiques au personnel militaire. Suivez également les chaînes d'information officielles de votre branche. Inscrivez-vous aux alertes si disponible.

Principales ressources- Oui.

Itinéraires flexibles

Si vous devez voyager pendant une période d'incertitude budgétaire, ajoutez de la flexibilité à vos plans. Choisissez des compagnies aériennes qui permettent des changements gratuits ou des changements de jour. Réservez des hôtels avec annulation gratuite jusqu'à 24 heures avant l'enregistrement. Utilisez des compagnies de location de voitures qui ne facturent pas les frais d'annulation.

Pour les déménagements du SCP, il faut attendre d'avoir l'horaire des déménageurs et réserver des vols jusqu'à ce que la situation financière soit réglée. Si le déménagement est urgent (p. ex. accompagné d'une commande de déploiement), assurez-vous que les commandes précisent que le voyage est exclu de la fermeture.

Contacter les bureaux de soutien aux voyages

Même pendant une fermeture, certains bureaux de soutien aux voyages restent ouverts avec un personnel limité. Le CTO (Bureau de voyage commercial) engagé par le DoD – comme les voyages SATO ou BCD – peut encore être accessible pour des changements d'urgence. Cependant, ne présumez pas qu'il fonctionne normalement.

Si vous ne pouvez pas obtenir l'aide des voies officielles, les bureaux juridiques de chaque succursale ou la ligne téléphonique de l'inspecteur général peuvent parfois aider à régler les litiges concernant les frais de remboursement ou d'annulation.

Ressources et orientation officielle

Voici un résumé des références essentielles pour tout membre du service qui effectue des voyages pendant une fermeture gouvernementale :

  • Règlement conjoint sur les voyages (RTM) – Le document directeur de toute politique de voyage du ministère de la Défense. Voir en particulier le chapitre 4, partie B, concernant les annulations et les renonciations aux frais dues à des mesures gouvernementales.
  • Règlement sur la gestion financière (RFM) du Département de la gestion financière – Autorise le paiement des pénalités d'annulation dues à l'expiration des crédits.
  • Note de politique spécifique au service – Armée, Marine, Force aérienne, Corps maritime, Force spatiale délivrent chacun leur propre guide d'arrêt. Vérifiez les sites G-1, N1, A1, etc. respectifs.
  • Manuel de l'utilisateur du Système de Voyage de Défense (STM) – Explique comment traiter les annulations et les demandes de remboursement dans DTS même lorsque les bureaux sont fermés.
  • Manuel de jeux d'arrêt du gouvernement (DoD) – Souvent publié sous forme de mémo ou de FAQ avant une fermeture potentielle.

Ajoutez ces liens aux favoris et conservez des copies imprimées des extraits les plus pertinents de votre dossier de voyage.

Les pensées finales

Les fermetures gouvernementales sont des événements frustrants et imprévisibles qui mettent à l'épreuve la résilience des systèmes de transport militaire. Les militaires qui prennent des mesures proactives – comprendre la distinction entre les voyages exceptés et non exceptés, documenter chaque annulation, utiliser des stratégies de réservation flexibles et savoir où se tourner pour obtenir un remboursement – peuvent réduire la douleur financière et logistique.

Restez à l'affût, restez flexible et n'hésitez jamais à demander de l'aide à votre chaîne de commandement ou à votre bureau de voyage local. Avec une préparation soignée, vous pouvez faire une pause sans perdre votre chemise ou votre voyage.