Comprender las órdenes oficiales de viaje

El viaje oficial para miembros militares se rige por una combinación de reglamentos del Departamento de Defensa (DDD), el Reglamento Conjunto de Viajes (JTR) y las políticas de servicio individuales. El documento fundamental para cualquier viaje oficial es la orden de viaje, más comúnmente emitida en un formulario DD 1610 (Solicitud y autorización para viajes de personal de DD). Este formulario autoriza el viaje, especifica el propósito, fechas, destinos y fuente de financiación.

Hay varios tipos de órdenes oficiales: órdenes de servicio temporal (TDY), cambios permanentes de órdenes de estación (PCS), órdenes de viaje de invitación (OIM), órdenes de capacitación y órdenes temporales adicionales de servicio (TAD). Cada tipo lleva diferentes derechos y procedimientos. Por ejemplo, las órdenes de PCS autorizan el movimiento de bienes de hogar y viajes dependientes, mientras que las órdenes de citación se centran en una asignación oficial específica.

El Reglamento de Viajes Conjuntos (JTR) y la Oficina de Gestión de Viajes de Defensa (DTMO) proporcionan una orientación integral. El JTR describe los derechos de transporte, alojamiento y por diem. También especifica qué tarifas gubernamentales aplican y cómo manejar las desviaciones. Los miembros militares deben mantener una copia digital del apéndice JTR relevante a su rama y tipo de viaje. El sitio web de DTMO ofrece preguntas frecuentes y herramientas para verificar las políticas actuales, incluyendo el Programa de viaje.

Preparaciones de Pre-Travel

Verificación de órdenes

Antes de que se produzca una reserva aérea, los militares deben verificar que sus órdenes sean exactas y completas. Las órdenes deben incluir las fechas de salida y regreso correctas, todos los lugares de destino, la autoridad oficial para viajar, y la cita contable para cobrar costos. Cualquier discrepancia, como un nombre perdido, fechas incorrectas o firmas de autorización perdida, puede retrasar el embarque o causar la denegación oficial de reembolso de viajes.

Para las órdenes de PCS, el miembro debe confirmar también que las órdenes enumeran todos los dependientes autorizados por nombre y relación. Al perder el nombre de un dependiente puede evitar que el miembro de la familia se embarque. Para las órdenes de TDY, verifique que el código de propósito coincide con la descripción de la obligación; los códigos incorrectos pueden resultar en una reducción por diem.

Coordinación con la Administración de la Dependencia

La coordinación con la oficina administrativa de la unidad o la oficina de viajes de la instalación es fundamental. El personal administrativo puede confirmar que las órdenes son debidamente respaldadas, que los fondos están certificados disponibles, y que el viaje está incluido en el calendario operativo de la unidad. También aseguran que las órdenes cumplan con los requisitos de servicio únicos (por ejemplo, los informes de gestión de riesgos operativos de la Marina, las listas de disponibilidad de la Fuerza Aérea, las reuniones de seguridad de la Unidad del Ejército y Salud Ocupacional).

Si el viajero está desplegando o viajando a una zona de combate, es necesario coordinar más con el oficial de operaciones de la unidad (S3) y el centro de procesamiento del despliegue de la instalación. Las órdenes deben reflejar el teatro apropiado de operaciones y cualquier derecho de pago especial (por ejemplo, pago inminente por peligro).

Autorizaciones de viajes en el sistema de viajes de defensa (DTS)

La mayoría de los viajes oficiales se gestionan a través del Sistema de Viajes de Defensa (DTS). Los viajeros deben crear una autorización en DTS antes de reservar vuelos. La autorización refleja las órdenes y debe ser aprobada por el oficial autorizado. DTS genera entonces un número de Cuenta de Viajes del Gobierno (GTA), que se utiliza para reservar billetes de avión a través del servicio de gestión de viajes comerciales de DoDego (actualmente SATO Travel u otra agencia aprobada).

Al crear la autorización, el viajero debe introducir las fechas, los lugares y los costos estimados. La sobreestimación o subestimación puede conducir a demoras de aprobación o a la necesidad de enmiendas. Las autorizaciones para viajes internacionales requieren campos adicionales, como el número de pasaporte y la referencia de autorización de los países. Es prudente comprobar la ruta de auditoría de DTS antes de presentarlos; los errores en esta etapa suelen causar rechazos de vales más tarde.

Tarjeta de viaje y finanzas

Los miembros militares en viajes oficiales deben utilizar una tarjeta de carga de viaje del Gobierno (CG) para todos los gastos oficiales de transporte y alojamiento. El CGC debe estar activo y tener un límite de crédito suficiente para los costos previstos. Los viajeros también deben completar la capacitación anual de preparación financiera. El incumplimiento del CGTC para billetes de avión puede dar lugar a incumplimiento del Reglamento de Gestión Financiera de la DD y de las posibles medidas administrativas, incluida la pérdida de privilegios de viaje o medidas disciplinarias en virtud del Código UniformeJ.

El GTCC no es una tarjeta personal; debe ser utilizado exclusivamente para viajes oficiales. Si el viajero no tiene un GTCC o su tarjeta no está disponible, deben obtener una carta de autorización de la unidad para utilizar una tarjeta personal. Sin embargo, el reembolso seguirá siendo procesado, pero el viajero puede perderse en ciertas protecciones (por ejemplo, renuncias de honorarios para tarifas gubernamentales). Los viajeros deben mantener los recibos para todas las transacciones personales.

Requisitos médicos e inmunización

Para los viajes domésticos, no se requieren vacunas especiales. Sin embargo, para los viajes oficiales internacionales, los miembros deben cumplir con las normas de preparación médica específicas para el servicio, así como los requisitos de entrada de los países anfitriones. Puede ser necesario un permiso médico y pruebas de vacunas (por ejemplo, fiebre amarilla, COVID-19, tifoide) deben llevarse. Los centros de salud de viaje en instalaciones militares pueden proporcionar orientación y documentación.

Además, el miembro debe asegurarse de que se encuentren en un estado médico desplegable. Si existen condiciones de limitación, se puede exigir una exención o un perfil para viajar. El médico de la unidad debe firmar el formulario de autorización de viaje. Para viajar a entornos de alta altitud o austero, puede ser necesario un estado de aptitud para la determinación de los derechos.

Restrictions de equipaje y equipo

El viaje oficial permite el equipaje facturado y cargado de acuerdo con el contrato de la aerolínea con el DoD. Bajo el Programa City Pair, las aerolíneas suelen permitir dos bolsas de cheques libres de hasta 70 libras cada uno y uno de los pasajeros militares por órdenes oficiales. Sin embargo, estas prestaciones varían por vía aérea y por ruta. Algunos transportistas (por ejemplo, Delta, American, United) pueden permitir piezas adicionales o peso, especialmente para los miembros uniformados.

Los viajeros que tengan equipo sensible, armas o materiales clasificados deben seguir procedimientos adicionales, incluyendo coordinación previa con el departamento de seguridad de la aerolínea y la oficina de contrainteligencia de la instalación. Las armas deben ser declaradas, descargadas y empaquetadas en un caso cerrado. Las municiones deben estar en embalaje original y colocados en equipaje facturado solamente. Los materiales clasificados requieren una escolta bajo el Programa Nacional de Seguridad Industrial.

Procedimientos de Reserva y Ticketing

Canales de reserva aprobados

Los billetes de avión para viajes oficiales deben reservarse a través del sistema de gestión de viajes designado por el Departamento de Defensa. La mayoría de las unidades utilizan DTS integrados con la Oficina de Viajes Comerciales (CTO) – ya sea SATO Travel u otra agencia aprobada. Auto-booking online vía DTS es común, pero los itinerarios complejos (por ejemplo, multiciudad, conexiones internacionales) pueden requerir llamar directamente a la CTO.

Al llamar a la OC, el viajero debe tener el número de autorización DTS, el número GTA y el pedido PDF listo. El agente de la OC confirmará la disponibilidad de tarifas de pares de ciudad y emitirá el ticket. Después de la reserva, el viajero recibirá un correo electrónico de confirmación con un número de e-ticket. Siempre verificar que el número de billete coincide con la cuenta GTA y que el código de tarifa es “X” o “YCA” (códigos de tarifa del gobierno).

Reglamentos de Fare y Contratos de Par de Ciudad

El Programa de Parejas Ciudadanas de DoD (CPP) es un contrato entre la Administración de Servicios Generales y las aerolíneas, que ofrece tarifas bajas para viajes oficiales en rutas específicas. Estas tarifas son controladas por capacidad y a menudo más baratas que las tarifas comerciales de compra anticipada. Al reservar, el viajero debe seleccionar el tipo de tarifa “Gobierno” o “Militario”.

Bajo el CPP, las aerolíneas deben ofrecer la tarifa más baja disponible al momento de la reserva. Sin embargo, si existe una tarifa comercial más baja y el viajero la elige, deben reembolsar la diferencia si supera la tasa del gobierno. En la práctica, el sistema DTS aplica automáticamente la tarifa correcta. Si un libro de viaje fuera de DTS, corren el riesgo de pagar más de bolsillo.

Es importante que el par de la ciudad incluya flexibilidad: si la misión cambia, el billete puede ser reenviado o reeditado sin una tasa de cambio. Sin embargo, si el cambio resulta en una tarifa más alta, el gobierno cubrirá la diferencia si es justificada por necesidad de la misión. Los viajeros siempre deben ponerse en contacto con la OC para los cambios de boletos, nunca la aerolínea directamente, para asegurar que se apliquen protecciones de contratos gubernamentales.

Itinerario y Documentación

Una vez reservado, los viajeros reciben una confirmación electrónica de itinerario y e-ticket. La confirmación debe incluir el número de cuenta gubernamental (GA) o el número de autorización de DTS. Es esencial verificar que todos los segmentos se ajusten a las órdenes: tiempo de salida, fecha, enrutamiento y nombre de pasaje exactamente como en el ID militar. Cualquier desviación (por ejemplo, una escala que supere 24 horas sin una razón válida)

Para itinerarios internacionales, la confirmación debe incluir los detalles del pasaporte y la información de visado de viaje si es aplicable. La aerolínea solicitará esto al check-in. Asegúrese de que el nombre del billete coincida con el pasaporte exactamente (incluyendo los nombres medios). Si hay una discrepancia, la aerolínea puede negar el embarque. Una corrección de nombre puede hacerse a través de la OC pero puede tomar tiempo y incurrir en una tasa si no se detecta temprano.

Procesos de facturación y embarque

Documentos requeridos

En el aeropuerto, los militares deben presentar dos documentos críticos: una tarjeta de identificación uniforme válida (CAC) y las órdenes oficiales de viaje (original o impreso en DTS). Algunas compañías también pueden solicitar una forma secundaria de identificación, especialmente para viajes internacionales. Los pedidos demuestran que el viaje es oficial y autoriza la recogida de cualquier beneficio negociado por el gobierno, como el embarque prioritario o los gastos de equipaje renunciado.

Para los traslados de PCS, las órdenes también pueden autorizar el envío de equipaje no acompañado. La aerolínea tendrá que ver las órdenes para permitir los artículos extra comprobados. Algunas aerolíneas requieren un formulario DD 1610 específicamente; otras aceptan pedidos oficiales con una marca de agua DoD. Cuando en duda, llame al mostrador de ayuda militar de la aerolínea antes de viajar.

Procedimientos de seguridad del aeropuerto

Viajeros militares por pedidos podrá ser ser elegible para TSA PreCheck® (el número de identificación DoD proporciona una detección rápida), pero esto no es automático. Los miembros del servicio deben revisar su pase de embarque para el indicador PreCheck. Si no están presentes, pueden presentar su CAC y órdenes en el verificador de documentos TSA para solicitar una revisión acelerada, aunque no está garantizado. Algunos aeropuertos han designado carriles militares. Para los vuelos internacionales, los miembros también deben limpiar Aduanas y Protección Fronteriza (CBP) con sus órdenes y pasaportes.

En el mostrador de la aerolínea, presente las órdenes y el ID para comprobar y soltar bolsas. La aerolínea validará la tarifa del gobierno y puede requerir que el pasajero firme un formulario que confirme el viaje oficial. Si el viajero está utilizando un GTCC, la aerolínea puede necesitar ver la tarjeta para procesar el pago. Asegúrese de que la tarjeta está físicamente presente; una fotocopia no es aceptada.

Consideraciones especiales: Viajes de las Fuerzas Armadas y el Espacio

Algunos viajeros militares utilizan el transporte aéreo militar espacial disponible (Espacio-A) para fines oficiales, pero esto es limitado y está sujeto a estrictas prioridades. Para los viajes aéreos comerciales, los pedidos oficiales son obligatorios. En ciertos casos, viajar en uniforme es requerido por la regulación de servicio; sin embargo, muchas compañías aéreas ahora prefieren o requieren atuendo civil por razones de seguridad. Verifique con la unidad para la actual política uniforme para los viajes aéreos.

Los militares que viajan en uniforme también deben ser conscientes de que algunos países extranjeros prohíben que el personal de servicio activo entre en uniforme a menos que se haga con las órdenes oficiales. Para los viajes internacionales, el atuendo civil es generalmente más seguro y menos visible. Las órdenes especificarán si se requiere uniforme para el viaje (por ejemplo, para una ceremonia o reunión con dignatarios extranjeros).

Durante los viajes

Uniform and Conduct

Mientras viajan en el viaje oficial, los miembros militares son representantes del DoD. Los estándares de conducta siguen vigentes. Si viajan en uniforme, se adhieran a la normativa de servicio relevante: mantengan el cabeceador en las zonas de asientos, eviten consumir alcohol en uniforme, y mantengan el comportamiento profesional. Si viajan en traje civil, mantengan las órdenes accesibles en una bolsa de carga junto con la tarjeta de identificación.

Cuando el embarque, los militares a órdenes reciben a menudo un embarque prioritario. Si la aerolínea no lo anuncia, pídale cortésmente al agente de la puerta. No abuse de este privilegio; el tablero cuando se llama, y sea cortés con otros pasajeros. En el avión, mantenga el cinturón de seguridad abrochado cuando se sienta, y se abstenga de utilizar dispositivos electrónicos que puedan interferir con los sistemas de aeronaves.

Comunicaciones y Emergencias

Si se produce un cambio, el viajero debe ponerse en contacto con la OC (SATO o la ayuda DTS) para que se reproduzcan bajo las reglas de tarifa del gobierno. No acepte una re-booking sin confirmar que todavía cumple con el propósito de las órdenes. Si la aerolínea ofrece un cambio voluntario, verifique que el nuevo vuelo todavía cae dentro de las fechas de las órdenes; un permiso de emergencia original puede ser necesario

Si el viajero pierde su CAC o sus órdenes en tránsito, deben informarlo a la policía militar más cercana o a las fuerzas de seguridad base. Un ID temporal puede ser emitido por la oficina de la tarjeta de identificación de la instalación. Sin identificación válida y pedidos, la re-bordo puede ser imposible. Mantenga copias digitales de todos los documentos en una unidad de nube asegurada (por ejemplo, DoD SAFE) como respaldo.

Actividades posteriores a la ruta

Unidad de check-in

Al llegar al destino, el viajero debe consultar con la unidad o supervisor según se especifica en las órdenes. Esto puede implicar la firma, asistir a un informe breve o proporcionar un informe verbal. Para PCS se mueve, hay un requisito detallado de procesamiento en el que se incluyen las oficinas de vivienda, finanzas y personal. Para TDY, el check-in puede ser tan simple como informar al punto de contacto que se enumera en las órdenes.

Travel Voucher Submission

En cinco días hábiles de completar el servicio temporal, los militares deben presentar un vale de viaje en DTS. El bono concilia los gastos reales (aerofare, alojamiento, por diem) con el anticipo o los cargos de GTCC. Todos los pases de embarque, recibos y una copia de los pedidos se cargan para apoyar la reclamación. La presentación tardía puede retrasar el reembolso y puede desencadenar acciones de la delincuencia GTCC.

Al llenar el bono, asegúrese de que per diem se reclama sólo para días de viaje reales. Las comidas y gastos incidentales (M plagaIE) se calculan utilizando la tarifa del gobierno para la ubicación. Si el viajero recibió un adelanto, esa cantidad se deduce del reembolso. Cualquier parte no utilizada del anticipo debe ser devuelto. DTS calcula automáticamente la mayoría de las cifras, pero el viajero debe comprobar que todas las millas, peajes y gastos de estacionamiento están incluidos.

Retención de la documentación

Mantenga copias de los siguientes durante al menos tres años: órdenes firmadas (ambos autorizando y enmendado), pases de embarque, recibos de aerolíneas, declaraciones de GTCC y el vale de viaje aprobado. Estos documentos pueden ser auditados por el Servicio de Finanzas y Contabilidad de Defensa o el Inspector General. Copias digitales almacenadas en un servidor seguro o unidad de nube son aceptables, pero los originales deben ser retenidos hasta que se cierre la ventana de auditoría internacional.

Muchos miembros militares consideran útil crear una carpeta de viaje (física o digital) para cada viaje, que contenga: pedidos, itinerarios, pases de embarque, recibos y una copia firmada del vale completado. Esta práctica simplifica el proceso de respuesta de auditoría y ayuda con la planificación de viajes futura.

Circunstancias especiales

Viajes internacionales

Los viajes oficiales fuera de los Estados Unidos requieren medidas adicionales: un pasaporte válido (o pasaporte oficial o no-fee dependiendo del destino), cualquier visa requerida, y la autorización del equipo de autorización del país en el teatro de operaciones. Las órdenes deben autorizar explícitamente los viajes internacionales. Los viajeros también deben completar la formación de antiterrorismo/fuerza (Nivel 1 o superior) y obtener un informe específico del director de seguridad de la unidad.

Los viajeros también deben registrarse con la embajada o consulado más cercano a través del Programa de inscripción de viajeros inteligentes (STEP). En caso de emergencia o de disturbios políticos, esto ayuda al Departamento de Estado a proporcionar asistencia. Los itinerarios de vuelo internacionales a menudo tienen más laoversidades; asegurar que las órdenes permiten cualquier estancia durante la noche y que un hotel está arreglado. Algunos países requieren un registro de vacunación de fiebre amarilla a su llegada, por lo que lleve el Certificado Internacional de Vacun.

Viajes en régimen de órdenes

Cuando los dependientes están autorizados a acompañar al miembro por órdenes oficiales (por ejemplo, PCS o ciertos TDY con viajes familiares aprobados por orden de mando), órdenes separadas o una orden modificada deben incluir los nombres de los dependientes. Los dependientes no son elegibles para las tarifas de pares de ciudad negociadas por el gobierno; deben utilizar fondos personales o el permiso de viaje del miembro.

Para los dependientes que viajan por separado (por ejemplo, para reunirse con el miembro en el nuevo lugar de destino), deben tener una copia de las órdenes del miembro con su nombre listado. La aerolínea también puede requerir una carta de autorización del miembro. Los dependientes deben llevar su propia identificación (passports o tarjetas de identificación). Si el miembro ya está presente en el destino, las órdenes de los dependientes deben ser válidas; de lo contrario, la aero puede tratar al dependiente como un cargo completo de viaje.

Pedidos de viaje invitacionales (OI)

Los OIMT se emiten a expertos civiles o personal militar extranjero que viaja en nombre del DD. Los procedimientos para viajes aéreos son similares: la OIM sirve como autorización de viaje, y el viajero debe presentarla y un ID válido emitido por el gobierno (si es aplicable) en el check-in. Los viajeros de OIMT también están sujetos a los mismos canales de reserva y reglas de reembolso.

Los viajeros de la OIMT deben ser conscientes de que no pueden tener las mismas prestaciones de equipaje militar que los miembros activos; deben consultar con la aerolínea sobre cualquier código especial. Algunas aerolíneas ofrecen beneficios militares a los titulares de la OIMT, pero no está garantizada. Las órdenes deben indicar explícitamente las prestaciones aplicables.El viajero de la OIM debe cumplir también con cualquier requisito de información de seguridad de la unidad de alojamiento.

Cumplimiento y Buenas Prácticas

Consecuencias del incumplimiento

La falta de seguimiento de estos procedimientos puede dar lugar a responsabilidad financiera personal, denegación de reembolso, castigo administrativo en virtud del artículo 92 de la UCMJ (incumplimiento de órdenes o reglamentos), y daño a su carrera. Los obstáculos comunes incluyen el uso de una tarjeta de crédito personal para la venta de entradas sin autorización, reserva fuera de DTS, malrepresentación de las fechas de viaje o falta de suspensión de la suspensión.

Para evitar estos riesgos, los miembros del servicio deben mantener una lista de verificación para cada viaje: verificar pedidos, autorizar en DTS, reservar a través de CTO, tickets de impresión, ID de paquete y pedidos, utilizar GTCC, mantener recibos, enviar bono a tiempo. La formación regular en el JTR y DTS está disponible a través de la oficina de entrenamiento de la instalación. Revisar el sitio web de DTMO para actualizaciones también es prudente, ya que las políticas cambian (por ejemplo, expansiones recientes del Programa de la Ciudad).

Principales Escoltas para Viajes Oficiales Eficientes

  • Siempre comience con órdenes precisas, firmadas y una autorización DTS.
  • Reserve a través de la OC utilizando el número GTA para garantizar las protecciones de tarifas del gobierno.
  • Llegar al aeropuerto con su CAC, órdenes y GTCC; esperar presentarlas varias veces.
  • Mantener copias de seguridad digitales y de papel de todos los documentos.
  • Comuníquese cualquier cambio itinerario a la OCE inmediatamente.
  • Presentar el bono de viaje dentro de cinco días hábiles y guardar registros durante tres años.

Adherirse a estos procedimientos garantiza que los miembros militares maximicen sus beneficios de viaje, sigan cumpliendo con las normas federales y eviten la responsabilidad financiera personal. Mantenerse organizado, desde la verificación de órdenes mediante la presentación del bono, hace que los viajes aéreos oficiales sean eficientes y profesionales.

Recursos externos: