Un cierre público crea incertidumbre significativa para los miembros de los servicios y sus familias, especialmente cuando se trata de viajes. Los viajes oficiales pueden ser cancelados en el último momento, los cheques de reembolso pueden retrasarse, y los planes de viaje personales pueden ser atrapados en el fuego cruzado de operaciones perturbadas. Entendiendo las políticas y procedimientos específicos que se aplican durante una vuelta en las consignaciones es fundamental para minimizar el riesgo financiero y el caos logístico.

Comprender los cierres del Gobierno y los viajes militares

¿Qué es un cierre del gobierno?

Un cierre del gobierno ocurre cuando el Congreso no aprueba o el Presidente se niega a firmar proyectos de ley de apropiación financiando al gobierno federal para el próximo ejercicio fiscal. Sin financiamiento aprobado, todas las actividades gubernamentales no esenciales deben cesar bajo la Ley de Antideficiencia. El Departamento de Defensa (DDD) no es inmune, aunque el personal militar en pago y estado generalmente se considera “salvo” porque su trabajo implica seguridad nacional.

Las interrupciones prolongadas más recientes (por ejemplo, 2013, 2018–2019) demostraron que incluso los servicios relacionados con viajes vitales pueden llegar a un punto de paralismo cercano. Los miembros del servicio deben entender que durante una parada, la velocidad y disponibilidad normales de procesamiento de viajes, cancelaciones y reembolsos simplemente no se aplican.

Cómo las desactivaciones afectan las operaciones militares y los viajes

Durante un cierre, sólo se mantienen las actividades “salvo” —las necesarias para la seguridad de la vida humana o la protección de la propiedad—. Para los militares, esto significa operaciones de combate, atención médica de emergencia y ciertas funciones de preparación siguen siendo activas. Sin embargo, la formación rutinaria, el servicio temporal de no emergencia (TDY), el cambio permanente de estación (PCS) que no se consideran misiones esenciales, y muchas funciones de viaje administrativo se suelen detener.

Las oficinas de viajes comerciales (CTO) bajo contrato con el DoD no pueden ser pagadas, lo que les lleva a limitar los servicios o a rechazar la emisión de billetes. El resultado es que un miembro de servicio que necesita cancelar un viaje de TDY planeado puede encontrar a nadie disponible para procesar la cancelación, y no hay camino claro para obtener los honorarios reembolsados.

Ordenes oficiales de viaje durante una cancelación

Excepciones contra actividades no aceptadas

Antes de que surta efecto el cierre, cada rama militar emite orientación para designar las actividades de viaje. Por ejemplo, un vuelo de evacuación médica o un movimiento relacionado con el despliegue casi siempre está exceptuado. Por el contrario, una conferencia de desarrollo profesional, un recorrido de inspección rutinaria o un movimiento no urgente de PCS. Los pedidos de viaje que se clasifican como no exceptuados deben ser cancelados o diferidos inmediatamente cuando la financiación se desa.

Los miembros del servicio deben comprobar con su cadena de mando y la oficina local de viajes para confirmar el estado de sus órdenes. La renuncia a las autorizaciones obsoletas podría dar lugar a responsabilidad financiera si el viaje se lleva a cabo sin financiación adecuada.

Impacto en las órdenes de viaje (Aménes, cancelaciones, demoras)

Si sus pedidos se encuentran bajo actividades no exceptuadas, normalmente recibirás aviso para cancelar el viaje. La cancelación en sí puede ser complicada si ya has reservado vuelos, hoteles o coches de alquiler. En muchos casos, el gobierno emitirá un pedido enmendado que dirige la cancelación y proporciona autoridad para solicitar reembolsos o exenciones de los gastos de cancelación. Sin embargo, el proceso puede tomar días o semanas para ejecutar porque la oficina de viajes puede ser corta.

Para PCS se mueve, la situación es particularmente estresante. Si su movimiento es de corriente media, bienes de propiedad en tránsito, descomposición de arrendamiento, una desactivación puede dejarle en limbo. El DD ha emitido órdenes de parar durante las interrupciones pasadas, lo que significa que puede ser obligado a retrasar su salida o volver a su lugar de destino anterior a su propio costo hasta que se restablezca la financiación.

Políticas de cancelación para viajes oficiales

Cuando se mandan las cancelaciones

Una vez que se inicia la clausura, la dirección oficial de la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) y DoD generalmente ordena la cancelación de todos los viajes no exceptuados. Esto no es discrecional. Usted debe dejar de viajar inmediatamente, incluso si ya está en camino. Si usted está en un viaje cuando comienza la apagación, puede ser ordenado para regresar a su estación de casa tan pronto como sea posible, utilizando medios de transporte público disponibles o medios comerciales al costo más bajo para el gobierno.

En algunos casos, la orden de cierre puede incluir un período de gracia de 24 a 48 horas para permitir que el personal complete su viaje con seguridad, pero esto no está garantizado. Los miembros del servicio deben estar preparados para interrumpir su itinerario en un momento de aviso.

Reembolsos de exenciones y tarifas

La buena noticia es que las políticas oficiales de cancelación a menudo incluyen disposiciones para el reembolso de las tasas no reembolsables causadas por la cancelación. Por ejemplo, si usted compró un billete de avión no reembolsable o pagó una tasa de cancelación en un coche de alquiler porque sus pedidos fueron cancelados debido a una vuelta en las consignaciones, puede solicitar el reembolso. Sin embargo, el proceso de reembolso está separado del bono de viaje regular y puede requerir una aprobación especial.

La clave para obtener el reembolso es la documentación. Debe guardar copias del aviso de cancelación (el pedido de cancelación de viajes), recibos de cualquier tarifa incurrida, y correspondencia con el proveedor de viajes que muestra el importe de la tarifa. El Reglamento Conjunto de Viajes (JTR) proporciona autoridad para el reembolso de los “gastos incurridos en relación con la cancelación o reducción de los viajes oficiales debido a una pérdida de créditos”, pero los detalles importan.

Importante: No puede asumir que el gobierno pagará automáticamente estos costos. Debe presentar una solicitud, a menudo a través de la oficina de finanzas de su unidad, junto con una declaración explicando por qué la cancelación estaba más allá de su control.

Requisitos de documentación

  • Orden de cancelación: Una copia firmada del pedido o correo electrónico que le dirige para cancelar el viaje.
  • Recibos: Copias de itinerarios de aerolínea, confirmaciones de hotel y acuerdos de alquiler de coches que muestran tarifas de cancelación.
  • Prueba de Pago: Declaraciones de tarjetas de crédito o recibos que muestran que pagó las tasas.
  • Correspondencia con el vendedor: Correo electrónico o notas de las aerolíneas, hoteles o agencias de viajes que confirman los cargos cobrados y cualquier intento de exención.
  • Memo de la explicación: Una narrativa corta que conecta la cancelación al cierre del gobierno.

Presentar estos a su dependencia Administrador de Viajes de Defensa (DTA) o a la oficina de finanzas locales. Prepárese para demoras; el reembolso durante una cancelación puede tardar meses porque el personal financiero puede estar furorizado.

Consideraciones personales de viaje para los miembros del servicio

Dejar durante los cierres

Los viajes personales, como vacaciones, visitas familiares o vacaciones de emergencia, generalmente no se ven afectados por un cierre del gobierno en términos de viaje. Sin embargo, las aprobaciones de las licencias pueden ser pausadas si el funcionario aprobado está furorizado o si la unidad impone una congelación de la licencia para mantener la preparación durante tiempos inciertos. Los miembros del servicio deben confirmar su licencia ha sido aprobado y entrado en el sistema de declaración de licencias y ganancias (LES) antes de confiar en él.

Además, si usted está en viaje personal cuando se produce una cancelación y se le ordena que regrese a su servicio (por ejemplo, llamado de vuelta para una misión exceptuada), usted puede ser elegible para el reembolso de las tasas de cambio o los tickets no reembolsables no utilizados bajo las mismas autoridades del JTR mencionadas anteriormente.

Aerolíneas, Hoteles y Políticas de Alquiler de Coches

Los vendedores comerciales tienen sus propias políticas de cancelación, y éstas no cambian debido a un cierre del gobierno. Sin embargo, durante las interrupciones pasadas, las principales aerolíneas y cadenas hoteleras han ofrecido flexibilidad Por ejemplo, American Airlines, Delta y United han renunciado a los cargos de cambio de miembros militares de servicio activo afectados por un cierre, pero normalmente debe llamar y explicar su situación.

Es prudente reservar opciones de tarifa reembolsables o flexibles cuando viaja durante un período de cierre potencial. Si eso no es posible, considere la compra de entradas con una tarjeta de crédito que incluye seguro de viaje o cobertura de cancelación. Algunas tarjetas (por ejemplo, Chase Sapphire Preferred, Amex Platinum) ofrecen seguro de cancelación de viaje que puede reembolsarle si su viaje es interrumpido por una acción del gobierno como un cierre.

Recomendaciones sobre el seguro de viaje

El seguro de viaje estándar a menudo excluye la “acción gubernamental” o “inquieto civil”, pero las políticas difieren. Si usted está planeando un viaje personal significativo durante una ventana de incertidumbre presupuestaria, lea la impresión fina. Busque una política que cubra “cancel por cualquier razón” (CFAR) que le da la protección más amplia, aunque sea una prima superior. Otra opción es la protección de viaje militar específica ofrecida por algunas organizaciones, como el Seguro de Fuerzas Armadas o USAA, aunque sus políticas varían.

Punta de pro: Si viaja en tiempo personal pero su regreso a servicio podría ser requerido debido a un cierre, consulte con su oficina legal o JAG para obtener orientación sobre los gastos reembolsables.

Reembolsos y cuestiones de remuneración

Retrasos en el procesamiento de reembolsos

Incluso después de que el gobierno reabre y regrese a la normalidad, el reembolso de los viajes cancelados o interrumpidos durante el cierre puede ser considerablemente retrasado. Las oficinas financieras a menudo tienen un atraso de vales y solicitudes sin rellenar. Además, algunas líneas de financiación pueden necesitar medidas especiales de reprogramación para pagar las reclamaciones relacionadas con las tasas de cancelación de la cancelación.

Los miembros del servicio deben presentar sus vales de viaje y solicitudes de reembolso lo antes posible una vez que termine el cierre. Utilice el DTS o formulario de papel DD 1351-2, e incluya toda la documentación de apoyo. Espere un tiempo de procesamiento de 30 a 90 días, más largo que normal. Si no ha recibido reembolso después de 90 días, póngase en contacto con la línea de servicio al cliente del Servicio de Finanzas y Contabilidad de Defensa (DFAS).

Utilizando la tarjeta de carga de viaje del Gobierno (CCI)

El GTCC es el método principal de pago para viajes oficiales. Durante un cierre, si su viaje es cancelado, debe seguir los procedimientos habituales de GTCC para pagar cualquier cuota de cancelación. La tarjeta sigue activa; usted es responsable personalmente de los cargos. Sin embargo, si la cancelación fue dirigida por el gobierno, eventualmente será reembolsado por esos cargos, pero no necesariamente antes de su fecha de pago mensual. Si no puede pagar el saldo de la tarjeta a tiempo, usted puede un interés tardío.

Medida de acción: Contacte con su banco emisor de GTCC (normalmente Citibank) y explique que los cargos están pendientes de reembolso debido a un cierre del gobierno. Mientras que el banco puede no extender su fecha de vencimiento, algunos programas de tarjetas ofrecen asistencia para situaciones difíciles específicas para el ejército. Además, trabaje con el asesor de recursos de su unidad para solicitar un aplazamiento de pago de GTCC si el reembolso se retrasa.

Consejos para planear viajes durante los períodos de cierre

Mantenerse informado

Monitorear las fuentes oficiales para actualizaciones en tiempo real. La página de cierre de la DD (generalmente vinculada desde la página principal de defensa.gov) proporciona orientación específica al personal militar. También siga los canales oficiales de noticias de su rama. Regístrese para alertas si está disponible. El conocimiento de si una cancelación es inminente le permite posponer reservas no esenciales.

Recursos clave:

Itinerarios flexibles

Si usted debe viajar durante un período de incertidumbre presupuestaria, construya flexibilidad en sus planes. Elija aerolíneas que permiten cambios gratuitos o conmutadores de mismo día. Reserve hoteles con cancelación gratuita hasta 24 horas antes del check-in. Utilice compañías de coches de alquiler que no cobran tarifas de cancelación. Mientras que estas opciones pueden costar un poco más adelante, ahorran dinero y estrés si los pedidos cambian.

Para PCS se mueve, considere la posibilidad de esperar a programar los desplazamientos y reservar vuelos hasta después de que se resuelva la situación de financiación. Si el traslado es urgente (por ejemplo, acompañado de una orden de despliegue), asegúrese de que los pedidos especifiquen que el viaje está exceptuado de la parada.

Contacto con las oficinas de apoyo a los viajes

Incluso durante un cierre, algunas oficinas de apoyo a los viajes siguen abiertas con personal limitado. La OCCI (Oficina Comercial de Viajes) contratada por el DD, como SATO Travel o BCD Travel, puede ser accesible para cambios de emergencia. Sin embargo, no asuma que están operando normalmente. Consiga que confirme la disponibilidad y documente el tiempo y el resultado de cada llamada.

Si no puede obtener ayuda de los canales oficiales, oficinas legales específicas de sucursales o la línea directa del Inspector General puede ayudar en ocasiones con disputas sobre los honorarios de reembolso o cancelación.

Recursos y orientación oficial

A continuación se presenta un resumen de referencias vitales para cualquier miembro de servicio que navega por los viajes durante un cierre del gobierno:

  • Reglamento conjunto de viajes (JTR) – El documento rector de toda la política de viajes de la DD. Ver especialmente el Capítulo 4, Parte B sobre cancelaciones y renuncia de honorarios debido a acciones dirigidas por el gobierno.
  • Reglamento de gestión financiera de la DD (FMR) – Proporciona autoridad para el pago de las sanciones de cancelación causadas por la pérdida de créditos.
  • Memos de política específicas para el servicio – Ejército, Armada, Fuerza Aérea, Cuerpo de Marines, Fuerza Espacial cada uno emite su propia guía de apagado. Compruebe los respectivos sitios web G-1, N1, A1, etc.
  • Sistema de Viajes de Defensa (DTS) Manual de usuario – Explica cómo procesar las cancelaciones y solicitudes de reembolso en DTS incluso cuando las oficinas están cerradas.
  • Libro de Playbook (DDI) – A menudo publicado como memo o FAQ antes de una posible apagado.

Marca estos enlaces y guarda copias impresas de los extractos más relevantes en tu carpeta de viaje.

Pensamientos finales

Los cierres del gobierno son acontecimientos frustrantes e impredecibles que ponen a prueba la resiliencia de los sistemas de viajes militares. Los miembros del servicio que toman medidas proactivas, entendiendo la distinción entre viajes exceptuados y no exceptuados, documentando cada cancelación, utilizando estrategias de reserva flexibles y sabiendo a dónde recurrir el reembolso, pueden reducir el dolor financiero y logístico. La clave es planificar lo peor mientras espera lo mejor, y apoyar los recursos oficiales que se han diseñado específicamente para períodos difíciles.

Mantente al día, mantente flexible y nunca dude en pedir ayuda de tu cadena de mando o tu oficina de viajes local. Con una preparación cuidadosa, puedes hacer un corte sin perder la camisa o tu viaje.